Elektronik belge uygulamaları her yıl daha fazla işletmeyi kapsıyor. E-fatura zorunluluğu; Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayımladığı düzenlemelerde belirlenen hasılat sınırları ve bazı sektörlere özgü koşullar üzerinden tanımlanıyor. Bu nedenle ilk adım, işletmenizin hangi ölçüte göre kapsama girdiğini doğru tespit etmektir.
Kapsamda olup olmadığınızı nasıl anlarsınız?
Genel kural olarak, ilgili hesap dönemindeki brüt satış hasılatı düzenlemede belirlenen tutarı aşan mükellefler, izleyen dönemde belirli bir tarihe kadar e-faturaya geçmekle yükümlü olur. Bazı faaliyet alanlarında (örneğin belirli lisanslara sahip işletmelerde ya da internet üzerinden satış yapanlarda) hasılat koşulu farklı uygulanabilir. Tutarlar zaman zaman güncellendiğinden, karar vermeden önce güncel düzenlemeyi kontrol etmek ya da mali müşavirinize danışmak gerekir.
Geçiş için hazırlık adımları
- Yöntem seçimi: GİB portalı, özel entegratör ya da kendi bilgi işlem sisteminiz.
- Mali mühür veya e-imza: Başvuru ve teslim süresi için takviminize pay bırakın.
- Fatura düzeni: Seri, numaralandırma ve şablonların belirlenmesi.
- Muhasebe entegrasyonu: Faturaların kayıtlara aktarım biçiminin netleştirilmesi.
- Müşteri ve tedarikçi bilgilendirmesi: E-posta adreslerinin ve etiket bilgilerinin güncellenmesi.
Geçişin son günlere bırakılması, ilk faturaların kesilememesi ya da yanlış belge türüyle düzenlenmesi gibi sorunlara yol açabilir. Bu nedenle kapsama girdiğinizi öğrendiğiniz andan itibaren bir geçiş takvimi çıkarmanızı öneriyoruz.
E-arşiv ve e-defter ile ilişkisi
E-faturaya geçen mükellefler, e-fatura kullanmayan alıcılara kestikleri belgeler için e-arşiv faturası düzenler. Ayrıca e-fatura kapsamına girmek, çoğu durumda e-defter yükümlülüğünü de beraberinde getirir. Bu üç uygulamayı tek bir proje olarak planlamak, sonradan çıkabilecek uyumsuzlukları azaltır.
Geçişten sonraki ilk ay
Geçiş tamamlandıktan sonraki ilk ay, sürecin en dikkat isteyen dönemidir. Kesilen ilk faturaların alıcıya doğru ulaşıp ulaşmadığını, gelen faturaların muhasebe kayıtlarına eksiksiz aktarılıp aktarılmadığını ve iptal ya da itiraz gereken belgelerin nasıl yönetileceğini birlikte kontrol etmenizi öneriyoruz. Kâğıt fatura ile elektronik faturanın bir süre birlikte kullanıldığı durumlarda hangi müşteriye hangi belge türünün düzenleneceğini gösteren basit bir liste hazırlamak, ekibinizin işini kolaylaştırır. Ayrıca faturaları kesen çalışanlarınızın yeni ekranı ve iptal kurallarını öğrenmesi için kısa bir deneme süresi planlamanız, ilk haftalardaki hataları belirgin şekilde azaltır.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. İşletmenizin durumuna özel değerlendirme için ön görüşme talebinde bulunabilirsiniz.