İlk kez personel çalıştıracak ya da ekibini büyüten işletmeler için işe alım süreci yalnızca iş sözleşmesinden ibaret değildir. Sosyal güvenlik bildirimleri, bordro ve muhtasar beyannamesi gibi birbirine bağlı yükümlülükler doğar. Aşağıdaki kontrol listesi süreci planlamanıza yardımcı olabilir.
İşe başlamadan önce
- Çalışanın kimlik ve iletişim bilgileri, adres ve banka hesabı
- İş sözleşmesi: görev, ücret, çalışma süresi ve deneme süresi
- İşe giriş bildiriminin süresi içinde yapılması (kural olarak işe başlamadan önce)
- Gerekli ise sağlık raporu ve mesleki belgeler
İlk ay içinde
- Puantajın tutulması: çalışılan gün, izin ve fazla mesai
- Bordronun hazırlanması ve ücret ödemesinin banka üzerinden yapılması
- Muhtasar ve prim hizmet beyannamesine aktarım
- Yararlanılabilecek prim teşviklerinin kontrolü
Sık karşılaşılan sorunlar
Bildirimlerin geç yapılması, ücretin bordroda gösterilenden farklı ödenmesi ve puantaj bilgilerinin eksik iletilmesi en sık karşılaştığımız durumlardır. Bu sorunların çoğu, işe alım kararı verildiği anda müşavirinize haber vermekle önlenebilir.
Kayıtları nasıl saklamalısınız?
İş sözleşmeleri, ücret pusulaları, izin belgeleri ve puantaj kayıtları kanunlarda öngörülen süreler boyunca saklanmalıdır. Bu belgeleri her çalışan için ayrı bir dosyada, tercihen hem kâğıt hem dijital olarak tutmak, olası bir denetimde ya da çalışanla yaşanabilecek bir anlaşmazlıkta işinizi kolaylaştırır. Büromuz bordro kayıtlarının dijital kopyalarını sizinle düzenli olarak paylaşır.
Çalışan sayısı arttıkça bordro süreçleri de karmaşıklaşır; izin takibi, kıdem hesaplamaları ve teşvik koşulları düzenli kontrol gerektirir. Büromuzda bordro hizmetini paket kapsamında ya da çalışan sayısına göre ayrıca planlıyoruz.
İşten ayrılışta neler yapılır?
Çalışan ayrıldığında da benzer bir kontrol listesi gerekir. İşten çıkış bildiriminin süresi içinde ve doğru çıkış koduyla yapılması, son ay bordrosunun kullanılmayan izinler ve varsa kıdem ile ihbar hakları dikkate alınarak hazırlanması ve ibraname ya da benzeri belgelerin düzenlenmesi bu sürecin parçalarıdır. Çıkış nedeninin yanlış bildirilmesi hem çalışan hem işveren açısından sonradan düzeltme gerektirebilir. Bu nedenle ayrılık kararı netleştiğinde, son çalışma gününden önce müşavirinizle hesaplamaları birlikte yapmanızı ve çalışana teslim edilecek belgeleri önceden hazırlamanızı öneriyoruz. Böylece son ödeme de bildirimler de aynı gün tamamlanabilir.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Güncel prim oranları, asgari ücret ve teşvik koşulları için resmi duyurular esas alınmalıdır.